Vergunningsaanvraag Psy-Fi 2017 voldoet niet aan eisen

De vergunningsaanvraag die door de Psy-Fi organisatie voor het festival 2017 is ingediend, voldoet niet aan de eisen die Leeuwarden heeft gesteld. Erger, de geïnteresseerde burger wordt voor het lapje gehouden. Dat is de visie die GSD formeel kenbaar heeft gemaakt aan het college van B&W van de gemeente Leeuwarden (zie hier voor de ingezonden brief).

Nadat een aanvraag voor het organiseren van een evenement is gepubliceerd, liggen deze aanvragen ter inzage op het stadskantoor. Burgers kunnen dan binnen een termijn van 14 dagen bij de gemeente een zienswijze indienen. (Een zienswijze kunt u zien als een soort advies aan de gemeente, met de bedoeling om deze te verwerken in de uiteindelijke vergunning.)

Omdat bij vergunningsaanvragen in het verleden onduidelijkheid bleek te bestaan over hoe stukken aangeleverd moesten worden, heeft de gemeente in november 2016 een uitgebreid voorschrift gepubliceerd. Dit voorschrift onder de naam “Criteria en Handleiding voor Evenementendraaiboeken” kunt u hier vinden. Het voorschrift behandelt uitgebreid wat door een festivalorganisatie moet worden ingediend en waar het aan moet voldoen. GSD heeft de ‘checklist’ uit dat voorschrift nagelopen en moest tot de constatering komen dat de Psy-Fi aanvraag (editie 2017) hieraan structureel niet voldoet.

GSD heeft vaker zienswijzen voor evenementen in de Groene Ster ingediend. Daarbij heeft ze in het verleden doorgaans weinig (procedurele) problemen ondervonden. Maar bij de onlangs gepubliceerde aanvraag voor Psy-Fi 2017 ging het bij Leeuwarden over een totaal andere boeg. Voor ruim meer dan 300 euro moest een groot pak papier (!) bij het stadskantoor worden afgehaald. Voorheen werden dergelijke dossiers, op verzoek, milieusparend digitaal toegezonden. Maar dit keer kon het klaarblijkelijk alleen nog maar op papier. Ruim 90% van deze stapel was trouwens niet beter dan een berg onbruikbare bouwtekeningen van podiumconstructies, geprint op A2 formaat. Dat laatste zal zeker fors aan de rekening hebben bijgedragen.

Met die bouwtekeningen valt natuurlijk op geen enkele manier een zinnige zienswijze op te stellen. Het resterende deel was een vaag en slecht uitgewerkt draaiboek met o.a. verwijzingen naar vorig jaar. De aanvragen zelf waren slecht leesbaar en bovendien ontbrak een geschikte overzichtstekening van het totale festivalterrein. De grootte van zo’n overzicht (met uitgebreide legenda) behoort volgens voorschrift 1:200 te zijn. GSD kreeg echter een zwart-wit vodje op een schaal van 1:9000 aangeleverd. Verder ontbrak ook nog een uitgebreid geluids-, verkeers-, veiligheids- en calamiteitenplan. Ook het oplossen van milieuvraagstukken wordt slechts uiterst summier aangegeven. Het draaiboek houdt zich helaas enkel aan een overname van de hoofdstukindeling uit het voorschrift Evenementendraaiboeken, maar biedt daarbinnen weinig aan concreets.

samenvatting: aan de vereisten voor een vergunningsaanvraag wordt door Psy-Fi naar oordeel van GSD niet voldaan. Maar wat erger is, is dat de gemeente Leeuwarden een dergelijke aanvraag zelfs niet eens lijkt te toetsen* aan haar eigen voorschriften.
Ter illustratie: Psy-Fi geeft in haar aanvraag aan gebruik te willen maken van drones, terwijl zoiets juist in het voorschrift Evenementendraaiboeken expliciet wordt verboden? De vraag dringt zich op: kent de gemeente haar eigen voorschriften wel?

* noot:

De gemeente geeft niet zonder meer een vergunningsaanvraag uit via een officiële bekendmaking. Vooraf vindt uitgebreid overleg plaats tussen de evenementencoördinator van de gemeente en de festivalorganisatie. Pas als naar oordeel van de gemeente de aanvragen voldoen aan de door haar gestelde eisen, wordt overgegaan tot officiële publicatie hiervan.

Naar ons oordeel kan dat hier onmogelijk het geval zijn geweest.